Назначьте источник правды
Фактический складской учёт должен быть главным, а кабинеты — потребителями доступного остатка. Если сотрудники исправляют числа в нескольких местах независимо, расхождение становится неизбежным.
Используйте доступный, а не общий остаток
Из физического количества вычитают резерв под активные заказы, карантин, брак и страховой буфер. Товар в пути или возврат до проверки не публикуют как доступный.
Определите частоту обновления
Она зависит от скорости продаж. Для редкого SKU может хватить регулярной ручной сверки, для ходового нужна интеграция или частое обновление. Важно знать задержку между заказом и изменением остатка в каждом канале.
Подготовьте аварийный сценарий
Если обмен данными остановился, команда должна уметь быстро обнулить рискованные SKU, выгрузить активные заказы и сверить фактический запас. После восстановления сначала закрывают расхождения, затем возвращают продажи.