Что собрать

Дата, заказ/партия, SKU, суть проблемы, фото/видео, ожидаемое и фактическое состояние, ссылка на правило договора.

Сроки

Не тяните. Поздняя претензия без фиксации на приёмке или выдаче почти всегда слабее.

Тон коммуникации

Факты, влияние на продажи и желаемое решение. Так проще перейти к компенсации или исправлению процесса.

После решения

Важно не только закрыть кейс, но и понять, нужна ли правка регламента, чтобы ошибка не повторилась.