Что собрать
Дата, заказ/партия, SKU, суть проблемы, фото/видео, ожидаемое и фактическое состояние, ссылка на правило договора.
Сроки
Не тяните. Поздняя претензия без фиксации на приёмке или выдаче почти всегда слабее.
Тон коммуникации
Факты, влияние на продажи и желаемое решение. Так проще перейти к компенсации или исправлению процесса.
После решения
Важно не только закрыть кейс, но и понять, нужна ли правка регламента, чтобы ошибка не повторилась.